Politique d'Utilisation de l'Intelligence Artificielle
Identifiant du document : BO-POL-AI-v1.0 Date d'entree en vigueur : [DATE D'ENTREE EN VIGUEUR] Derniere mise a jour : 31 mars 2026 Entite : BatiOffice SRL Site web : https://batioffice.be Contact : privacy@batioffice.be
Table des matieres
- Objet et engagement de transparence
- Definitions
- Cadre juridique
- Utilisation de l'IA dans les Services
- Protection des donnees du Client
- Prise de decision automatisee (Article 22 RGPD)
- Intervention humaine et controle qualite
- Fournisseurs d'outils d'IA
- Securite et confidentialite
- Limitation de responsabilite
- Droits du Client
- Ethique et principes directeurs
- Evolutions et conformite reglementaire
- Modification de la Politique
- Contact
1. Objet et engagement de transparence
La presente Politique d'Utilisation de l'Intelligence Artificielle (ci-apres la "Politique") a pour objet d'informer les Clients de BatiOffice SRL (ci-apres le "Prestataire") de maniere transparente sur l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle (ci-apres "IA") dans le cadre de la fourniture des Services.
Le Prestataire s'engage a une transparence totale concernant l'utilisation de l'IA et a respecter les droits des Clients en matiere de protection des donnees et de prise de decision automatisee.
2. Definitions
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"Intelligence Artificielle (IA)" : tout systeme logiciel concu pour fonctionner avec un certain niveau d'autonomie et pouvant, a partir de donnees, generer des sorties telles que des predictions, des recommandations, des decisions ou du contenu, au sens du Reglement (UE) 2024/1689 relatif a l'intelligence artificielle (AI Act).
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"Traitement automatise" : tout traitement de donnees effectue par un systeme d'IA sans intervention humaine directe.
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"Intervention humaine" : l'examen, la verification et la validation par un operateur humain qualifie des resultats generes par un systeme d'IA.
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"Donnees d'entree" : les donnees du Client transmises au systeme d'IA pour traitement (photographies, mesures, specifications, etc.).
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"Resultats IA" : les sorties generees par le systeme d'IA (devis, calculs, suggestions, etc.).
3. Cadre juridique
L'utilisation de l'IA par le Prestataire est encadree par :
- Le Reglement (UE) 2016/679 (RGPD), en particulier les articles 13, 14, 15 et 22 relatifs a l'information des personnes concernees et a la prise de decision automatisee ;
- Le Reglement (UE) 2024/1689 relatif a l'intelligence artificielle (AI Act), en ce qui concerne les obligations de transparence et de gestion des risques ;
- La loi belge du 30 juillet 2018 relative a la protection des personnes physiques a l'egard des traitements de donnees a caractere personnel ;
- Le Code de droit economique belge, notamment le Livre VI relatif aux pratiques du marche et a la protection du consommateur.
4. Utilisation de l'IA dans les Services
4.1 Domaines d'utilisation
Le Prestataire utilise des outils d'IA pour assister dans les domaines suivants :
| Domaine | Description de l'utilisation de l'IA |
|---|---|
| Generation de devis | Assistance a l'estimation des quantites, des prix et a la mise en forme des devis a partir des donnees et photographies transmises par le Client |
| Calcul de materiaux | Calcul automatise des quantites de materiaux necessaires sur la base des mesures et specifications fournies par le Client |
| Analyse de photographies | Analyse d'images de chantiers pour extraire des mesures, identifier des materiaux ou evaluer l'avancement des travaux |
| Demandes de prix | Assistance a la redaction et a la mise en forme des demandes de prix aupres des fournisseurs |
| Dossiers de subsides | Assistance a la compilation et a la verification des documents necessaires aux dossiers de subsides energetiques |
| Conformite reglementaire | Assistance a la verification de la conformite des documents (TVA 6 %, 30bis, Checkinatwork) |
| Facturation | Assistance a la generation et a la verification des factures |
4.2 Nature de l'assistance
L'IA est utilisee en tant qu'outil d'assistance et non comme systeme decisionnaire autonome. Les resultats generes par l'IA sont systematiquement soumis a une verification humaine avant d'etre transmis au Client (voir article 7).
4.3 Limites de l'IA
Le Prestataire reconnaît que les outils d'IA :
- Peuvent generer des resultats inexacts ou incomplets ;
- Ne remplacent pas l'expertise humaine dans le domaine de la construction ;
- Ne sont pas infaillibles dans l'analyse de photographies ou l'estimation de quantites ;
- Necessitent une supervision humaine constante.
5. Protection des donnees du Client
5.1 Engagement fondamental
Les donnees du Client ne sont pas utilisees pour entrainer, ameliorer ou developper les modeles d'IA. Les donnees du Client sont traitees uniquement dans le cadre de l'execution des Services pour lesquels elles ont ete transmises.
5.2 Minimisation des donnees
Conformement au principe de minimisation (article 5.1.c) du RGPD), seules les donnees strictement necessaires sont transmises aux outils d'IA pour le traitement demande.
5.3 Anonymisation et pseudonymisation
Lorsque cela est techniquement possible et compatible avec la finalite du traitement, les donnees transmises aux outils d'IA sont anonymisees ou pseudonymisees afin de reduire les risques pour la vie privee du Client.
5.4 Conservation
Les donnees traitees par les outils d'IA sont conservees conformement aux durees prevues dans la Politique de Confidentialite (BO-POL-PP-v1.0). Les resultats intermediaires generes par l'IA sont supprimes apres la livraison du resultat final au Client, sauf obligation legale de conservation.
5.5 Absence de partage a des fins d'entrainement
Le Prestataire s'assure contractuellement aupres de ses fournisseurs d'outils d'IA que les Donnees Client :
- Ne sont pas utilisees pour entrainer les modeles d'IA du fournisseur ;
- Ne sont pas conservees par le fournisseur au-dela de la duree necessaire au traitement ;
- Ne sont pas partagees avec des tiers par le fournisseur.
6. Prise de decision automatisee (Article 22 RGPD)
6.1 Principe
Conformement a l'article 22 du RGPD, toute personne concernee a le droit de ne pas faire l'objet d'une decision fondee exclusivement sur un traitement automatise, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l'affectant de maniere significative de facon similaire.
6.2 Application aux Services
Les Services du Prestataire ne comportent pas de prise de decision fondee exclusivement sur un traitement automatise produisant des effets juridiques pour le Client ou l'affectant de maniere significative. Les resultats generes par l'IA constituent des suggestions et des assistances qui sont systematiquement revues par un operateur humain avant d'etre communiquees au Client.
6.3 Garanties
En tout etat de cause, le Prestataire met en place les garanties suivantes :
- Intervention humaine systematique : chaque resultat genere par l'IA est verifie par un operateur qualifie ;
- Droit de contestation : le Client peut contester tout resultat genere par l'IA et demander un reexamen humain complet ;
- Droit d'explication : le Client peut demander des explications sur la logique sous-jacente des resultats generes par l'IA ;
- Droit de refus : le Client peut demander que ses donnees ne soient pas traitees par des outils d'IA (voir article 11).
7. Intervention humaine et controle qualite
7.1 Processus de verification
Le Prestataire a mis en place le processus suivant pour garantir la qualite des resultats generes par l'IA :
- Reception des Donnees Client : les donnees sont recues via WhatsApp, email ou le Site Web ;
- Traitement par l'IA : les donnees sont traitees par les outils d'IA, qui generent des resultats preliminaires ;
- Verification humaine : un operateur qualifie du Prestataire examine les resultats generes par l'IA, les corrige si necessaire et les valide ;
- Livraison au Client : les resultats valides sont transmis au Client ;
- Verification par le Client : le Client est invite a verifier l'exactitude des resultats avant de les utiliser.
7.2 Qualification du personnel
Les operateurs charges de la verification des resultats generes par l'IA disposent de [DESCRIPTION DES QUALIFICATIONS, ex. : une formation dans le domaine de la construction et/ou de la gestion administrative].
7.3 Registre de controle
Le Prestataire tient un registre des verifications effectuees, incluant la date de verification, l'identite du verificateur et les eventuelles corrections apportees.
8. Fournisseurs d'outils d'IA
8.1 Identification
Les outils d'IA utilises par le Prestataire sont fournis par les prestataires suivants :
| Fournisseur | Outil | Utilisation | Localisation des serveurs |
|---|---|---|---|
| [NOM DU FOURNISSEUR 1] | [NOM DE L'OUTIL] | [DESCRIPTION] | [LOCALISATION] |
| [NOM DU FOURNISSEUR 2] | [NOM DE L'OUTIL] | [DESCRIPTION] | [LOCALISATION] |
Note : Ce tableau est mis a jour en fonction des outils effectivement utilises. [COMPLETER AVEC LES FOURNISSEURS REELS]
8.2 Encadrement contractuel
Les relations avec les fournisseurs d'outils d'IA sont encadrees par :
- Un contrat de traitement de donnees (Data Processing Agreement - DPA) conforme a l'article 28 du RGPD ;
- Des clauses contractuelles garantissant que les Donnees Client ne sont pas utilisees pour l'entrainement des modeles d'IA ;
- Des garanties de securite conformes a l'article 32 du RGPD ;
- Le cas echeant, des clauses contractuelles types (CCT) pour les transferts internationaux de donnees.
8.3 Evaluation des fournisseurs
Le Prestataire evalue regulierement ses fournisseurs d'outils d'IA au regard de :
- La conformite au RGPD et au Reglement IA ;
- Les mesures de securite mises en place ;
- Les pratiques en matiere de conservation et de suppression des donnees ;
- La transparence sur le fonctionnement des algorithmes.
9. Securite et confidentialite
9.1 Mesures de securite
Le Prestataire met en oeuvre les mesures de securite suivantes pour proteger les donnees traitees par les outils d'IA :
- Chiffrement des donnees en transit et au repos ;
- Controle d'acces strict aux outils d'IA et aux resultats generes ;
- Journalisation des acces et des traitements effectues par les outils d'IA ;
- Evaluation d'impact (AIPD/DPIA) lorsque le traitement est susceptible d'engendrer un risque eleve pour les droits et libertes des personnes concernees (article 35 du RGPD).
9.2 Confidentialite
Les operateurs du Prestataire sont soumis a une obligation de confidentialite stricte concernant les donnees traitees par les outils d'IA.
10. Limitation de responsabilite
10.1 Nature de l'IA
Le Client reconnaît que les outils d'IA sont des outils d'assistance et que leurs resultats peuvent contenir des erreurs, des imprecisions ou des omissions.
10.2 Responsabilite du Client
Il incombe au Client de verifier l'exactitude et la completude de tous les resultats generes par l'IA avant de les utiliser, de les signer ou de les transmettre a des tiers.
10.3 Exclusion de responsabilite
Le Prestataire decline toute responsabilite pour :
- Les dommages resultant de l'utilisation par le Client de resultats generes par l'IA sans verification prealable ;
- Les inexactitudes dans les calculs de materiaux, les estimations de prix ou les mesures generes par l'IA ;
- Les decisions techniques ou commerciales prises par le Client sur la base de resultats generes par l'IA ;
- Tout prejudice resultant d'un dysfonctionnement des outils d'IA imputable au fournisseur de l'outil.
La limitation de responsabilite prevue dans les Conditions Generales d'Utilisation (BO-POL-TOS-v1.0) s'applique pleinement aux resultats generes par l'IA.
11. Droits du Client
11.1 Droit a l'information
Le Client a le droit d'etre informe de maniere claire et transparente sur l'utilisation de l'IA dans le traitement de ses donnees. La presente Politique constitue la mise en oeuvre de ce droit.
11.2 Droit de refus (opt-out)
Le Client peut demander que ses donnees ne soient pas traitees par des outils d'IA. Dans ce cas, les Services seront rendus exclusivement par des moyens humains. Cette demande peut entrainer :
- Un delai supplementaire dans la fourniture des Services ;
- Le cas echeant, un supplement tarifaire correspondant au travail humain additionnel, communique prealablement au Client.
La demande d'opt-out doit etre adressee par ecrit a privacy@batioffice.be.
11.3 Droit de contestation
Le Client peut contester tout resultat genere par l'IA et demander un reexamen humain complet. Cette demande est traitee sans frais supplementaires.
11.4 Droit d'explication
Le Client peut demander des explications sur la logique sous-jacente des resultats generes par l'IA en contactant privacy@batioffice.be.
11.5 Droits RGPD
Les droits prevus par le RGPD (acces, rectification, effacement, portabilite, limitation, opposition) s'appliquent pleinement aux donnees traitees par les outils d'IA. Voir la Politique de Confidentialite (BO-POL-PP-v1.0) pour les modalites d'exercice de ces droits.
12. Ethique et principes directeurs
Le Prestataire s'engage a respecter les principes ethiques suivants dans son utilisation de l'IA :
- Transparence : informer clairement les Clients sur l'utilisation de l'IA ;
- Equite : s'assurer que les outils d'IA ne generent pas de resultats discriminatoires ou biaises ;
- Responsabilite : maintenir une supervision humaine constante ;
- Respect de la vie privee : minimiser la collecte de donnees et proteger les donnees du Client ;
- Qualite : verifier systematiquement les resultats generes par l'IA ;
- Securite : proteger les donnees traitees par les outils d'IA contre tout acces non autorise ;
- Non-utilisation des donnees pour l'entrainement : ne jamais utiliser les donnees du Client pour entrainer ou ameliorer des modeles d'IA.
13. Evolutions et conformite reglementaire
13.1 Veille reglementaire
Le Prestataire effectue une veille reguliere sur les evolutions reglementaires en matiere d'IA, notamment le Reglement (UE) 2024/1689 (AI Act) et les lignes directrices du Comite europeen de la protection des donnees (CEPD) et de l'APD.
13.2 Mise en conformite
Le Prestataire s'engage a adapter ses pratiques et la presente Politique en fonction des evolutions reglementaires applicables.
13.3 Classification des risques
Conformement au Reglement IA, le Prestataire evalue regulierement le niveau de risque de ses systemes d'IA et met en oeuvre les mesures de conformite correspondantes.
14. Modification de la Politique
Le Prestataire se reserve le droit de modifier la presente Politique, notamment en cas de changement des outils d'IA utilises ou d'evolution de la reglementation. Les modifications substantielles seront communiquees aux Clients par email ou via WhatsApp.
15. Contact
Pour toute question relative a la presente Politique, veuillez contacter :
BatiOffice SRL [ADRESSE DU SIEGE SOCIAL] Email : privacy@batioffice.be Telephone : [NUMERO DE TELEPHONE] Site web : https://batioffice.be
La presente Politique d'Utilisation de l'Intelligence Artificielle fait partie integrante des Conditions Generales d'Utilisation (BO-POL-TOS-v1.0) de BatiOffice SRL et est conforme au RGPD et au Reglement (UE) 2024/1689 relatif a l'intelligence artificielle.
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