Politique de Remboursement et d'Annulation

Identifiant du document : BO-POL-RCP-v1.0 Date d'entree en vigueur : 31 mars 2026 Derniere mise a jour : 31 mars 2026 Entite : BatiOffice SRL Site web : https://batioffice.be Contact : legal@batioffice.be

Table des matieres

1. Objet
2. Champ d'application
3. Modele d'abonnement
4. Projet pilote gratuit
5. Absence d'engagement a long terme
6. Resiliation par le Client
7. Resiliation par le Prestataire
8. Conditions de remboursement
9. Cas particuliers
10. Effets de la resiliation
11. Droit de retractation (Clients consommateurs)
12. Reclamations et litiges
13. Modification de la Politique
14. Contact

1. Objet

La presente Politique de Remboursement et d'Annulation (ci-apres la "Politique") definit les conditions dans lesquelles les Clients de BatiOffice SRL (ci-apres le "Prestataire") peuvent resilier leur abonnement aux Services et, le cas echeant, obtenir un remboursement.

La presente Politique fait partie integrante des Conditions Generales d'Utilisation (BO-POL-TOS-v1.0).

2. Champ d'application

La presente Politique s'applique a l'ensemble des Clients ayant souscrit a un abonnement mensuel aux Services du Prestataire, ainsi qu'aux Clients participant au projet pilote gratuit.

Les Services vises sont les services administratifs de back-office pour le secteur de la construction en Belgique, tels que decrits dans les Conditions Generales d'Utilisation.

3. Modele d'abonnement

3.1 Abonnement mensuel standard

Le tarif de l'abonnement mensuel aux Services est de 599 EUR hors TVA par mois (ci-apres le "Tarif Mensuel").

3.2 Facturation

L'abonnement est facture mensuellement, a terme echu ou a terme a echoir selon la modalite convenue lors de la souscription. La facture est emise le premier jour ouvrable de chaque mois.

3.3 Reconduction

L'abonnement est a duree indeterminee et se renouvelle automatiquement chaque mois, sauf resiliation par l'une des parties conformement aux dispositions de la presente Politique.

3.4 Tarifs specifiques

Des tarifs specifiques ou promotionnels peuvent etre proposes au cas par cas. Ces tarifs sont precises dans le contrat individuel du Client et prevalent sur le Tarif Mensuel standard le cas echeant.

4. Projet pilote gratuit

4.1 Description

Le Prestataire peut proposer un projet pilote gratuit permettant au Client de tester les Services sans engagement financier pendant une duree limitee.

4.2 Duree

La duree du projet pilote est de 14 jours a compter de la date de debut convenue entre les parties.

4.3 Contenu

Le projet pilote comprend un devis complet ou une demande de prix selon le besoin du client.

4.4 Fin du projet pilote

A l'issue du projet pilote :

• Le Client peut souscrire a l'abonnement mensuel payant. L'abonnement prend effet a la date convenue et la premiere facture est emise conformement a l'article 3.2 ;
• Le Client peut ne pas donner suite au projet pilote. Dans ce cas, aucune somme n'est due et le Client conserve l'acces a ses donnees pendant 30 jours.

4.5 Gratuity

Le projet pilote est entierement gratuit. Aucune somme ne sera facturee au Client au titre du projet pilote, et aucun engagement contractuel n'est requis au-dela de l'acceptation des presentes Conditions.

5. Absence d'engagement a long terme

5.1 Principe

Le Prestataire n'impose aucun engagement a long terme. L'abonnement est mensuel et peut etre resilie a tout moment par le Client dans le respect du preavis prevu a l'article 6.

5.2 Absence de penalite

La resiliation de l'abonnement par le Client n'entraine aucune penalite financiere, sous reserve du paiement des sommes dues pour les Services deja rendus et du respect du preavis.

6. Resiliation par le Client

6.1 Preavis

Le Client peut resilier son abonnement a tout moment en respectant un preavis de trente (30) jours calendrier prenant effet a compter de la notification de la resiliation au Prestataire.

6.2 Modalites de notification

La resiliation doit etre notifiee par le Client :

• Par email : a l'adresse legal@batioffice.be, avec confirmation de reception ;
• Par courrier recommande : a l'adresse BatiOffice SRL, adresse contractuelle communiquee sur demande a legal@batioffice.be ;
• Via le Site Web : par email a legal@batioffice.be.

La notification doit mentionner clairement la volonte du Client de resilier son abonnement et la date souhaitee de prise d'effet.

6.3 Date d'effet

La resiliation prend effet a la fin de la periode d'abonnement en cours suivant l'expiration du preavis. Par exemple, si le preavis expire le 15 du mois, la resiliation prend effet a la fin du mois en cours.

6.4 Confirmation

Le Prestataire confirme la prise en compte de la resiliation par email dans un delai de cinq (5) jours ouvrables suivant la reception de la notification.

7. Resiliation par le Prestataire

7.1 Resiliation pour motif

Le Prestataire peut resilier l'abonnement du Client de plein droit et sans preavis en cas de :

• Violation grave des Conditions Generales d'Utilisation ou de la Politique d'Utilisation Acceptable ;
• Non-paiement des sommes dues malgre une mise en demeure restee sans suite pendant 15 jours ;
• Utilisation frauduleuse des Services ;
• Ouverture d'une procedure d'insolvabilite, de faillite ou de reorganisation judiciaire a l'encontre du Client.

7.2 Resiliation sans motif

Le Prestataire peut resilier l'abonnement sans motif en respectant un preavis de soixante (60) jours, notifie par email ou courrier recommande.

7.3 Cessation d'activite

En cas de cessation des activites du Prestataire, les Clients seront informes avec un preavis d'au moins trois (3) mois.

8. Conditions de remboursement

8.1 Principe general

Les sommes versees pour les Services effectivement rendus ne sont pas remboursables. Le Prestataire fournit des services de nature continue et les prestations sont reputees rendues au fur et a mesure de la periode d'abonnement.

8.2 Remboursement prorata temporis

En cas de resiliation par le Prestataire sans motif imputable au Client, le Prestataire rembourse au Client la portion non utilisee de l'abonnement mensuel en cours, calculee au prorata temporis sur la base du nombre de jours restants dans la periode d'abonnement.

8.3 Remboursement en cas de defaillance du Prestataire

Si le Prestataire ne fournit pas les Services conformement aux engagements de la Politique de Niveau de Service (BO-POL-SLA-v1.0) pendant une periode continue de cinq (5) jours ouvrables, le Client peut :

• Demander un avoir correspondant a la periode d'indisponibilite ;
• Resilier l'abonnement avec effet immediat et obtenir un remboursement prorata temporis.

8.4 Aucun remboursement

Aucun remboursement n'est du dans les cas suivants :

• Resiliation par le Client (le Client a droit aux Services jusqu'a la fin de la periode d'abonnement en cours) ;
• Resiliation par le Prestataire pour motif imputable au Client (violation des Conditions, non-paiement, fraude, etc.) ;
• Interruption des Services due a un cas de force majeure ;
• Indisponibilite des Services imputable a WhatsApp, Meta Platforms ou tout autre tiers.

8.5 Modalites de remboursement

Les remboursements, lorsqu'ils sont dus, sont effectues :

• Par virement bancaire sur le compte du Client ;
• Dans un delai de trente (30) jours a compter de la date de resiliation effective ;
• En euros (EUR).

9. Cas particuliers

9.1 Changement de formule

Le Client peut demander un changement de formule d'abonnement (si plusieurs formules sont proposees) en contactant le Prestataire. Le changement prend effet au debut de la periode d'abonnement suivante.

9.2 Suspension temporaire

Le Client peut demander une suspension temporaire de son abonnement pour une duree maximale de deux (2) mois, en cas de circonstances exceptionnelles (cessation temporaire d'activite, vacances prolongees, etc.). Pendant la suspension, aucune facture n'est emise. Les conditions de suspension sont convenues entre les parties au cas par cas.

9.3 Reactivation

Apres une resiliation ou une suspension, le Client peut reactiver son abonnement en contactant le Prestataire. La reactivation est soumise a l'accord du Prestataire et peut etre soumise aux tarifs en vigueur au moment de la reactivation.

10. Effets de la resiliation

10.1 Fin des Services

A compter de la date de resiliation effective, le Prestataire cesse de fournir les Services au Client.

10.2 Acces aux donnees

Le Client conserve l'acces a ses Donnees Client (devis, factures, dossiers, etc.) pendant une periode de trente (30) jours suivant la date de resiliation effective. Passe ce delai, les donnees pourront etre supprimees conformement a la Politique de Confidentialite (BO-POL-PP-v1.0).

10.3 Exportation des donnees

Le Client peut demander l'exportation de ses Donnees Client dans un format standard et lisible par machine (conformement au droit a la portabilite des donnees prevu par l'article 20 du RGPD) en contactant privacy@batioffice.be avant l'expiration du delai vise a l'article 10.2.

10.4 Sommes dues

La resiliation ne libere pas le Client du paiement des sommes dues pour les Services rendus avant la date de resiliation effective.

11. Droit de retractation (Clients consommateurs)

11.1 Application

Conformement au Code de droit economique belge (Livre VI, Titre 3, Chapitre 2), le droit de retractation de 14 jours s'applique aux contrats conclus a distance avec des consommateurs au sens de l'article I.1, 2° du Code de droit economique.

Toutefois, les Services du Prestataire s'adressent exclusivement a des professionnels du secteur de la construction. En principe, le droit de retractation des consommateurs ne s'applique pas aux relations B2B.

11.2 Exception

Dans l'hypothese ou un Client serait qualifie de consommateur au sens du droit belge, le droit de retractation de 14 jours s'applique a compter de la conclusion du contrat, sauf si le Client a expressement demande que l'execution des Services commence avant l'expiration du delai de retractation et a reconnu qu'il perdrait son droit de retractation une fois le service pleinement execute (art. VI.53, 1° du Code de droit economique).

11.3 Exercice du droit de retractation

Le cas echeant, le droit de retractation s'exerce par l'envoi d'une declaration non equivoque (email ou courrier recommande) a l'adresse legal@batioffice.be ou BatiOffice SRL, adresse contractuelle communiquee sur demande a legal@batioffice.be.

12. Reclamations et litiges

12.1 Reclamation

Toute reclamation relative a la facturation, au remboursement ou a la resiliation doit etre adressee par email a legal@batioffice.be. Le Prestataire s'engage a accuser reception dans un delai de cinq (5) jours ouvrables et a fournir une reponse dans un delai de trente (30) jours.

12.2 Mediation

En cas de litige non resolu, les parties peuvent recourir a un mediateur agree conformement au Code judiciaire belge avant toute action en justice.

12.3 Juridiction competente

A defaut de resolution amiable ou de mediation, les litiges seront soumis aux tribunaux competents conformement a l'article 19 des Conditions Generales d'Utilisation (BO-POL-TOS-v1.0).

13. Modification de la Politique

Le Prestataire se reserve le droit de modifier la presente Politique a tout moment. Les modifications seront communiquees aux Clients par email ou via WhatsApp avec un preavis raisonnable. Les modifications ne s'appliquent pas de maniere retroactive aux resiliations deja notifiees.

14. Contact

Pour toute question relative a la presente Politique ou pour notifier une resiliation, veuillez contacter :

BatiOffice SRL adresse contractuelle communiquee sur demande a legal@batioffice.be Email : legal@batioffice.be Telephone : +32 456 91 26 61 Site web : https://batioffice.be

La presente Politique de Remboursement et d'Annulation fait partie integrante des Conditions Generales d'Utilisation (BO-POL-TOS-v1.0) de BatiOffice SRL et est conforme au Code de droit economique belge.

BatiOffice SRL BCE : communique sur demande a legal@batioffice.be TVA : communique sur demande a legal@batioffice.be